В связи с развитием ИТ в России в свое время существовала тенденция создания специализированных собственных ИТ-подразделений. Поэтому сегодня на нашем рынке до сих пор преобладают ИТ-сервисы, предоставляемые внутренними ИТ-провайдерами. Часто возглавляя внутреннее подразделение компании, ИТ-руководители сталкиваются при составлении и обосновании ИТ-бюджета с рядом трудностей, связанных, например, со сложностью и многофункциональностью ИТ-оборудования, спецификой проектов развития мощностей, ограничениями применения средств нормирования работ и операций. Кроме того, затраты на информационные технологии часто не являются существенными в масштабах всей организации, что также снижает мотивацию бизнеса для создания исключений в общих бюджетных регламентах. Поэтому назревает острая необходимость в создании специализированных и понятных бизнесу инструментов управления финансами в ИТ.

Консалтинговые услуги сегодня постепенно переходят от простых к комплексным и, если раньше все начиналось с Help Deskов, то сейчас наиболее перспективным стало направление по управлению экономикой и финансами ИТ. Интерес к учету особенностей ИТ-подразделения при планировании и исполнении бюджета повышается, когда компании переходят к относительной самостоятельности бизнес единиц и возникают внутренние взаиморасчеты между подразделениями.

Насущными стали такие вопросы, как: «На что ИТ тратит деньги? Куда уходят эти деньги? И как достичь максимальной эффективности вложений?». Возможно, когда компании начнут разбираться в этом, наступит время максимальной эффективности. Разработка специализированных принципов бюджетирования сегодня возможна и интересна в первую очередь руководству ИТ-подразделения. Ведь ее цель – это создание обоснованной и понятной бизнесу переговорной позиции по объемам финансирования и их обоснованию. Этой осенью компания IT Expert запускает новый пакет консалтинговых услуг по управлению финансами ИТ, который может быть интересен всем компаниям, имеющим ИТ-подразделения, независимо от направления основного бизнеса. Внутри ИТ заказчиком проекта может выступать как его руководство, так и планово-экономический ИТ-отдел.

«Сложность сложившейся на сегодня ситуации в том, что в компаниях обычно существует общий бюджет, но нет никаких правил или рекомендаций по его использованию в сфере ИТ, отсутствует необходимая руководителям ИТ детализация, — рассказал заместитель директора департамента ИТ-консалтинга IT Expert Олег Скрынник. — Мы не рассчитываем ИТ-бюджет, мы помогаем построить правила и порядок бюджетирования. В рамках проекта разрабатываются формы бюджета ИТ-подразделения для внутренних целей и для представления и согласования в рамках общего бюджетного процесса компании; формы обоснования инвестиций в ИТ, составленные в понятном для бизнеса виде; и положение о бюджете ИТ подразделения, описывающее правила планирования, исполнения и контроля исполнения бюджета ИТ подразделения. Также предлагается уже проверенная на нескольких ярких примерах компанией IT Expert: как местного, так и регионального характера, методика по расчету себестоимости ИТ-сервисов, созданная специально для принятия управленческих решений». Координация бюджетного процесса идет на ряду с другими процессами управления ИТ, описанными в библиотеке ITIL. Основной фокус нацелен на требования, изложенные в Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT). Это, в частности, способствует лучшим результатам при прохождении аудита на соответствие требованиям акта Сарбанеса-Оксли (Sarbanes-Oxley Act, SOX).

По словам ИТ-аналитиков, для успешной реализации подобных проектов по бюджетированию требуется понимание не только позиции ИТ-руководства, но и позиции основного бизнеса компании относительно правил бюджетирования и их жесткости для различных подразделений. Расчет и планирование себестоимости сервисов в соответствии с разработанной методикой и планирование ИТ-бюджета ведется с достаточной степенью точности только при наличии полных данных о затратах на предоставление ИТ-сервисов достаточной степени детализации. При отсутствии таковых необходимо проведение предварительной работы по созданию системы управленческого учета, что может быть первой стадией проектов по созданию методики расчета себестоимости ИТ сервисов и построению правил бюджетирования в ИТ. Для создания методики расчета себестоимости заказчик должен иметь каталог ИТ-сервисов, который может быть преобразован в ходе проекта для целей расчета себестоимости. Каталог сервисов также может быть составлен (формализован) в процессе реализации проекта консультантами IT Expert.

«В процессе работы мы проводим детальное обследование технологии предоставления ИТ-сервисов для целей описания цепочек возникновения затрат, — поделился генеральный директор компании IT Expert Михаил Потоцкий. — Поэтому создание методики возможно только при условии активной заинтересованности руководства заказчика в успешности проекта. Также необходимо обеспечение возможности вовлечения в проект ключевых специалистов ИТ-подразделений, являющихся центрами возникновения затрат, и сотрудников, отвечающих за организацию ведения данных о затратах на предоставление ИТ-сервисов».

Формализация процесса управления экономикой и финансами ИТ, как системы взаимосвязанных процедур, может быть интересна и специализированным ИТ-провайдерам – компаниям, занимающимся оказанием ИТ сервисов как основным видом предпринимательской (коммерческой) деятельности. К числу таких ИТ-провайдеров можно отнести, например: юридические лица, специально созданные для предоставления ИТ-сервисов на основе принципов outsourcing; внутренние ИТ-структуры, работающие по схеме insourcing; внутренние ИТ-провайдеры, работающие на принципах самоокупаемости; внутренние ИТ-службы, предоставляющие ИТ-сервисы не только основной компании.

«Процесс управления финансами один из важнейших тактических процессов ITIL и стоит на трех китах, подпроцессах: управленческий учет затрат, бюджетирование и высший пилотаж — механизм возмещения затрат, тарификации (в оригинале charging, принятый русский перевод «выставление счетов» не очень удачен), — считает ИТ-консультант департамента консалтинга и интеграции ЗАО «ИНЛАЙН ГРУП» Александр Жилинский. — Департамент консалтинга и интеграции компании «ИНЛАЙН ГРУП» несколько лет успешно реализует проекты управления Финансами и управления Уровнем Услуг, включая разработку Каталога Услуг. Уровень зрелости современного заказчика уже позволяет уделять внимание тактическим процессам обслуживания ИТ. Процессы управления уровнем услуг и управления финансами давно не модная теория, а крайне востребованный на рынке продукт. Разработанная в компании методика позволяет в сжатые сроки осуществить постановку учета затрат и системы бюджетирования. Накануне был успешно реализован инновационный для российского ITSM проект, включающий, кроме прочего и модуль возмещения затрат (выставления счетов). Интерес к подобным проектам будет только расти».

По опыту — основные трудности при внедрении связаны с тем, что:

1) Редким сочетанием компетенций, необходимых менеджеру процесса — хороший финансист и продвинутый ИТ-сотрудник в одном лице (таких людей среди миддл-менеджмента найти очень трудно).

2) Исторически затруднено или невозможно получение данных из бухгалтерского учета для управленческого учета ИТ-затрат, процессы слишком различны — цели, виды деятельности и возможности учета.

3) Ключевым фактором успеха для внедрения является отлаженный и действующий процесс управления уровнем обслуживания (в России это большая редкость)

Все это приводит к тому, что ппроекты внедрения процесса управление финансами в РФ до сих пор можно сосчитать на пальцах. Обычно подобные проекты были направлены только на управленческий учет ИТ-затрат».

Новый специальный пакет услуг компания IT Expert разрабатывала в течение последних лет, прогнозируя растущую полезность и составляя различные перечни услуг для определенного вида компаний. Воспользоваться консалтинговыми услугами по управлению финансами ИТ можно будет уже с осени 2008 года. Подобные проекты могут быть долгосрочным, и для их реализации обязательно понадобится осознание руководством компании необходимости целенаправленного выстраивания стратегии развития бизнеса.